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Voy a hablaros un poco sobre la organización de los mensajes de correo en las cuentas de Gmail, pues con casi 7,5 GB de capacidad, la cantidad de mensajes que podemos almacenar es ingente y sin un poco de orden resultaría imposible encontrar algo que nos interese.
Etiquetas
Filtros
Archivo

Etiquetas

Lo más importante son las etiquetas, que son a GMail lo que las carpetas en otro tipo de cuentas, y por supuesto los filtros, que hacen que todo nuestro correo entrante se organize automáticamente.
Tanto para crear una etiqueta como un filtro, hemos de ir al menú superior, en la parte derecha y hacer clic en “Configuración”
 

 
Una vez hemos accedido a la pantalla de configuración, iremos a la pestaña “Etiquetas”, y allí veremos que hay un apartado de “Etiquetas de sistema”, que no podemos modificar y más abajo están las etiquetas que nosotros podemos crear, solamente hemos de poner el nombre que queramos y hacer clic en “Crear“.
Tambien veremos que cada etiqueta que creamos, tiene tres opciones, que son “Mostrar“, “Ocultar” y “Eliminar“.

• Si hacemos clic en Mostrar, veremos la etiqueta en el menú principal.
• Si hacemos clic en Ocultar, la etiqueta no se vera en el menu principal.
• Si hacemos clic en Eliminar, borramos la etiqueta.

 

 
Podemos crear tantas etiquetas como queramos, y después podemos asignar a cada mensaje que recibimos una etiqueta, pero eso es realmente tedioso, por lo que para que todo fluya automaticamente, podemos crear los filtros, que se ocupan de hacer esa tarea por nosotros.

Filtros

Para crear filtros, vamos como antes a “Configuracion” y entonces hacemos clic en “Filtros“, y se nos abre una ventana en la que abajo del todo pone “Crear un filtro nuevo“, hacemos clic y se nos abre una ventana como la siguiente:
 

 
En esta ventana, podemos seleccionar los criterios que queremos que se cumplan en el mensaje, por ejemplo:
Imaginar que hemos creado una etiqueta llamada “Amigos”, y queremos que los mensajes que recibimos de juan@amigo.com se etiqueten solos, pues hemos de poner en el campo “de” juan@amigo.com, y pulsamos en “Paso siguiente” con lo que se abrirá otra ventana donde podremos marcar las acciones que queremos que se ejecuten solas siempre que recibamos un mensaje de juan@amigo.com.
 

 
En esta ventana marcariamos la casilla “Aplicar la etiqueta” y seleccionariamos la etiqueta Amigos del desplegable de al lado, después haríamos clic en “Crear filtro” y ya está, todos los mensajes que nos lleguen de juan@amigo .com en un futuro, se les añadiría automaticamente la etiqueta “Amigos“.
Cuando creamos un filtro, podemos escoger varias acciones que queramos que se ejecuten, veamos cuales son:

• Omitir recibidos Eso nos archivará el mensaje, o sea que no nos saldra en la bandeja de entrada, sino que lo veremos en la etiqueta que le hayamos añadido.
• Marcar como leido Eso nos marcará el mensaje como leído.
• Destacar Eso nos añadirá una estrella amarilla al mensaje para destacarlo de los demás.
• Aplicar la etiqueta Nos añadirá la etiqueta que seleccionemos.
• Reenviarlo a Lo reenviará a la dirección de correo que especifiquemos.
• Suprimirlo Borrará automaticamente el mensaje
• No enviar nunca a spam Nunca mandará mensajes que cumplan esas condiciones a la carpeta Spam

Archivar

Cuando entramos en Gmail, la pantalla principal es nuestra bandeja de entrada, y alli se muestran todos los mensajes, pero la manera más sencilla de tenerla siempre limpia, es cuando ya hemos leído los mensajes, archivarlos, para eso hemos de pulsar en el botón “Todos” y después en el botón “Archivar“. Con eso conseguiremos tener nuestra bandeja de entrada siempre limpia, con solamente los mensajes que hemos recibido.
 

 
Y… bueno, esas son unas pequeñas pautas para organizar un poco nuestra cuenta de Gmail, usarlas y perder un poco de tiempo y veréis como os resulta más sencillo acceder en un momento determinado a cualquier mensaje, y si tenéis dudas no dejéis de preguntarme y explicaré más a fondo lo que queráis.